Por Cody Lyon

Los teléfonos se están apagando, su escritorio se ve como un incendio y la pantalla de su computadora le informa que tiene correo nuevo. De la nada, tu jefe te pregunta sobre el documento de Excel que quería que compileses. De repente, te asusta el miedo cuando recuerdas la pregunta de esa persona de recursos humanos que habla en los días antes de conseguir este nuevo trabajo: "¿Cómo están tus habilidades de multitarea?"

El Rumor: Las personas que realizan múltiples tareas son más productivas.

Los hechos son lo que son: en muchas compañías hoy en día, hay personal más pequeño que trabaja más horas y que elimina más y más tareas. Se espera que la mayoría de los trabajadores combinen varios proyectos al mismo tiempo, con pedidos nuevos, ya menudo inesperados, que se reciben a lo largo del día. Se llama multitarea y se puede encontrar en casi todos los entornos de trabajo ahora. ¿Pero es el cerebro humano realmente capaz de centrarse en varios proyectos al mismo tiempo? ¿O seríamos más productivos si nos enfocáramos en cada tarea individualmente?

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El veredicto: algunas personas son más productivas cuando se enfocan en una tarea a la vez

"Creo firmemente que la multitarea es un mito", dice la entrenadora de carrera y de vida Stacy S. Kim, fundadora de Life Junctions LLC. Ella está de acuerdo en que todos estamos siendo bombardeados constantemente con cosas que compiten por nuestra atención, que las interrupciones son un hecho de la vida y que las distracciones seguirán llegando, por lo que, naturalmente, se vuelve más difícil concentrarse en una cosa a la vez. Sin embargo, dice Kim, la investigación muestra que nuestros cerebros no son realmente capaces de concentrarse realmente en dos cosas al mismo tiempo. En cambio, cambian su enfoque tan rápido que parece que estamos trabajando en dos cosas a la vez. ¿Pero adivina que? Nosotros no somos "Puede hablar con alguien por teléfono y luego mirar la pantalla de su computadora para revisar su correo electrónico", dice Kim. "Mientras estás hablando y luego mirando la pantalla, el cerebro está cambiando de un lado a otro a una velocidad rápida".

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Según Kim, podría ser más eficiente usar su sombrero de administración del tiempo que realizar múltiples tareas. Su sugerencia? Concéntrese en un proyecto a la vez, pero use un pequeño dispositivo inteligente llamado temporizador. "Establézcalo en 20 minutos y pregúntese: '¿Qué es lo que debo hacer en este momento? No es lo que debería estar haciendo, pero ¿qué es lo correcto?'", Dice. Ya sea que esté planeando una presentación o enviando varios correos electrónicos, tome una decisión consciente sobre cómo va a gastar esos minutos, luego configure el temporizador. Cuando suene, pregúntese: “¿Terminé mi tarea o me distraje?” Con el tiempo, esta técnica le enseñará cómo concentrarse en la tarea en cuestión, y no solo hará más cosas en el La misma cantidad de tiempo, pero el producto final será de mayor calidad.

El entrenador de carrera de la ciudad de Nueva York, Roy Cohen, autor de The Wall Street Professional's Survival Guide, dice que trabaja con clientes que enfrentan plazos agresivos, múltiples prioridades y lo que él llama "expectativas irracionales" todos los días, y que ese tipo de demandas son las Naturaleza del mercado laboral actual. "Con menos empleados para hacer el trabajo", dice Cohen, "se espera que muchos de nosotros desempeñemos a niveles que pueden ser imposibles de mantener con el tiempo".

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Entonces, ¿qué debe hacer un trabajador, especialmente en una economía donde el desempleo sigue llamando a las puertas de millones de trabajadores estadounidenses? Por Cohen, puede priorizar sus proyectos, pero asegúrese de no descuidar los que preferiría no hacer, ya que probablemente sean los mismos proyectos que podrían ser importantes para las partes interesadas clave. ¿Su consejo? Multitarea siendo "multilineal": "Cada proyecto tiene un principio, medio y final", dice. "Necesitas descubrir cómo comenzar nuevos proyectos mientras administras y completas otros".

Para lograr esta hazaña, Cohen sugiere crear una hoja de cálculo para rastrear el estado de cada proyecto. De esa manera, dice, "puedes ver lo que debe suceder en este momento y lo que puedes esperar. Es un sistema continuo, en tiempo real y confiable ". ¿El objetivo? Para mover cada proyecto a lo largo hasta que llegue a un punto en el que pueda apartarlo un poco, momento en el que comienza un nuevo proyecto.

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Algunos expertos adoptan un enfoque de amor más duro; dicen que la multitarea está viva, bien y es muy factible, y que en realidad es más una cuestión de cómo dirigir su energía. El entrenador de resistencia mental Steve Siebold, autor de 177 Mental Toughness Secrets of World Class, dice que hay personas que dicen que solo pueden concentrarse en una tarea a la vez. Pero él llama a eso nada más que "una excusa".

"¿Le dirías a Barack Obama que solo puede concentrarse en una tarea a la vez?", Pregunta Siebold. "Nunca se haría nada". El secreto de la multitarea, dice, es determinar cuánta energía mental necesita dirigir hacia cada tarea.

"Digamos que todos tenemos cien unidades de energía mental para dirigirnos a las tareas en un momento dado", dice. "Atar sus zapatos puede requerir solo una unidad, mientras que conducir su auto puede requerir treinta unidades. Jugar un juego de ajedrez competitivo o tratar de resolver un problema difícil puede requerir todas las cien unidades ". Mientras más importante es la tarea, dice, más unidades de energía mental deben dirigirse hacia ella, algo que debe tenerse en cuenta la próxima tiempo que te enfrentas con muchas tareas pendientes a la vez.